Руководитель отдела делопроизводства
от 35 000 до 40 000 руб. до вычета налогов
Великий Новгород, Державина, 15
Требуемый опыт работы: 3–6 лет
Полная занятость, полный день
Обязанности:
- выполнять следующие трудовые функции, а так же контролировать работу по данному функционалу подчиненных (3 сотрудника секретариата и курьер):
- прием и распределение телефонных звонков, поступающих в организацию;
- прием, учет, регистрация в автоматизированном режиме, систематизация, а также рассылка деловой корреспонденции;
- регистрация, обработка и рассылка исходящей документации в течение трех рабочих дней и срочных документов в день поступления в секретариат;
- информационно-справочное обслуживание по документам организации, хранение документов;
- контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации;
- прием и передача документов и информации по факсу и электронной почте в пределах своих полномочий и по поручению руководителей и сотрудников организации;
- документационное обеспечение управления в организации (подготовка и учет организационно-распорядительных документов, доведение решений руководства до сотрудников и контроль над их исполнением);
- слежение за порядком (интерактивными досками, проекторами, компьютерами) в переговорных комнатах;
- организация командировок руководителя и сотрудников организации (оформление командировочных удостоверений, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз/ паспортов и организация культурно-экскурсионной программы и т.д.);
- по распоряжению руководителя оказание командированным партнерам необходимой помощи в размещении и приобретении билетов, организация необходимых экскурсий;
- организация приема посетителей и гостей, контроль их сопровождения представителями организации;
- простановка печати организации, обеспечение сохранности печатей и штампов организации, контроль правомерности их проставления на документах;
- проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или на уничтожение;
- поиск, систематизация и предоставление информации по запросу руководителей;
- ежедневная своевременная подача документов на подпись и рассмотрение руководителей согласно установленным срокам.
- вносить замечания и предложения для более эффективной работы отдела.
- высшее образование (лингвист, менеджмент, экономика) требование обязательное;
- опыт работы на руководящей должности от 3х лет;
- владение иностранным языком (не ниже upper intermediate);
- опыт работы в офисных программах, отличное владение Word, Excel, Outlook;
- владение основами делопроизводства, организации документооборота;
- владение современными офисными технологиями;
- умение работать на результат, работать в команде;
- позитивность, коммуникабельность, целеустремленность.
Условия:
- официальное оформление согласно ТК РФ с первого рабочего дня;
- бесплатное питание и корпоративная мобильная связь;
- пятидневная рабочая неделя;
- возможность корпоративного обучения за счет компании.
Адрес
Великий Новгород, Державина, 15
Вакансия опубликована 13 января 2020 в Великом Новгороде