Руководитель отдела делопроизводства

от 35 000 до 40 000 руб. до вычета налогов

Требуемый опыт работы: 3–6 лет

Полная занятость, полный день

Обязанности:

  • выполнять следующие трудовые функции, а так же контролировать работу по данному функционалу подчиненных (3 сотрудника секретариата и курьер):
    • прием и распределение телефонных звонков, поступающих в организацию;
    • прием, учет, регистрация в автоматизированном режиме, систематизация, а также рассылка деловой корреспонденции;
    • регистрация, обработка и рассылка исходящей документации в течение трех рабочих дней и срочных документов в день поступления в секретариат;
    • информационно-справочное обслуживание по документам организации, хранение документов;
    • контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации;
    • прием и передача документов и информации по факсу и электронной почте в пределах своих полномочий и по поручению руководителей и сотрудников организации;
    • документационное обеспечение управления в организации (подготовка и учет организационно-распорядительных документов, доведение решений руководства до сотрудников и контроль над их исполнением);
    • слежение за порядком (интерактивными досками, проекторами, компьютерами) в переговорных комнатах;
    • организация командировок руководителя и сотрудников организации (оформление командировочных удостоверений, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз/ паспортов и организация культурно-экскурсионной программы и т.д.);
    • по распоряжению руководителя оказание командированным партнерам необходимой помощи в размещении и приобретении билетов, организация необходимых экскурсий;
    • организация приема посетителей и гостей, контроль их сопровождения представителями организации;
    • простановка печати организации, обеспечение сохранности печатей и штампов организации, контроль правомерности их проставления на документах;
    • проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или на уничтожение;
    • поиск, систематизация и предоставление информации по запросу руководителей;
    • ежедневная своевременная подача документов на подпись и рассмотрение руководителей согласно установленным срокам.
  • вносить замечания и предложения для более эффективной работы отдела.
Требования:
  • высшее образование (лингвист, менеджмент, экономика) требование обязательное;
  • опыт работы на руководящей должности от 3х лет;
  • владение иностранным языком (не ниже upper intermediate);
  • опыт работы в офисных программах, отличное владение Word, Excel, Outlook;
  • владение основами делопроизводства, организации документооборота;
  • владение современными офисными технологиями;
  • умение работать на результат, работать в команде;
  • позитивность, коммуникабельность, целеустремленность.

Условия:

  • официальное оформление согласно ТК РФ с первого рабочего дня;
  • бесплатное питание и корпоративная мобильная связь;
  • пятидневная рабочая неделя;
  • возможность корпоративного обучения за счет компании.

Адрес

Великий Новгород, Державина, 15

Вакансия опубликована 13 января 2020 в Великом Новгороде